Omgeving en sfeer zijn bepalend voor het succes van de vergadering. Als mensen zich thuis voelen ontstaat er een veilige situatie waarin ze hun mening durven te delen. In de blog: ‘Effectieve vergadering. 5 tips’ hebben we een aantal vergaderregels uiteengezet die irritaties voorkomen en vergaderen leuk maken. Een goede vergaderlocatie waar je ongestoord bijeen kunt komen, was er één van. Ook de voorzitter van een vergadering heeft een belangrijke rol die bijdraagt aan de sfeer.
Vergaderen met plezier
Een voorname taak voor het goed leiden van de vergadering is het strak plannen van de onderwerpen. Ellenlange discussies met oeverloze herhalingen, waarbij ook nog een flink afgedwaald wordt, zijn dodelijk vermoeiend. Als iemand afdwaalt, is het de verantwoordelijkheid van de voorzitter om op tijd in te grijpen. Niets is zo irritant als alle tijd aan de eerste onderwerpen is besteed en de laatste onderdelen in een kwartier tijd er door heen gejast worden of erger nog, de onderwerpen niet eens aan bod komen. Iedereen wil graag aan het woord komen: houd het kort, dwaal niet af en houd je betoog bij het onderwerp.
Beperkte aandachtsspanne
Realiseer je dat na 10 minuten je aandachtsspanne afneemt. Maak daarom blokken van 8 – 10 minuten per gespreksonderwerp. De voorzitter vat vervolgens het onderwerp samen, trekt de conclusies en filtert de actiepunten eruit. De notulist maakt een lijst met actiepunten waarop de volgende vergadering terug gekomen kan worden. Houd dan 2 minuutjes pauze. Schenk koffie in, neem een stukje fruit of rek je helemaal uit. Ga daarna door met het volgende onderwerp. Gemiddeld duurt een vergadering twee uur. Heb je meer te bespreken dan is het goed om na een uur of twee even de benen te strekken en wat rond te lopen. Even loskomen om daarna weer fris door te gaan.
Snel vergaderen
Wil je echt vaart in de vergaring houden, dan is staand vergaderen een idee. Iedereen heeft een actieve houding, houdt zijn hoofd er beter bij en er is minder behoefte aan onder onsjes. Beslissingen worden sneller genomen omdat de deelnemers minder snel uitgebreid uitweiden. Staand vergaderen is bovendien gezonder. Echter kan ik me voorstellen als je in de comfortabele stoelen van De Vergaderie zit, je er toch de voorkeur aangeeft om heerlijk te blijven zitten. Je kunt dan altijd nog een rondje in het Musispark lopen in de pauze.
Veel vergaderplezier,
Xandra Derks
Eigenaresse